MASTER / WORK BASICS
タスクを分解する技術
大きな仕事を、誰でも次の一歩がわかる行動単位にする
約20分入門演習 3問講義をはじめる
※ 架空の会社で「来週金曜15時の新サービス社内説明会」を準備するケースです。人数・日程・時間・人物は説明のための架空の設定で、実在の職場や出来事ではありません。例や回答例は唯一の正解ではなく、依頼者の意向や職場の事情で調整が必要です。
この講義でできるようになること
- 成果物から逆向きにたどって、必要な作業を列挙できる
- 「資料」「会場」のような名詞を、動詞と完了条件のある行動タスクに変えられる
- 依存関係・担当・確認や待ちを含めたタスクの一覧を作れる
00:00 / 06:40
1第1章大きな仕事を成果物から分解する
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
タスクの名前として、いちばん動き出しやすいものはどれ？
タスク分解の抜け漏れチェックリスト
- 成果物：必要な成果物がすべて揃う分解になっているか
- 情報収集：情報を集める・確認するタスクが入っているか
- 確認と承認：レビューや承認のタスクが入っているか
- 当日の準備：実施に向けた準備が入っているか
- 担当：担当者の分からない仕事が残っていないか
- タスク名：動詞があり、完了を判定できるか
次に学ぶなら
テキストで読む（文字起こし）
第1章 大きな仕事を成果物から分解する
前回説明会のゴールを明確にしました しかしやることリストに説明会の準備とだけ書いてもすぐに動けるでしょうか 仕事が大きすぎると最初の一歩が見えません 反対に細かく分けすぎると管理だけが仕事になります タスク分解は頭の中にある仕事を着手と完了を判断できる単位に変える技術です 今回の仕事を資料の内容を決める 必要な情報を集める 資料を作る 内容を確認してもらう 当日の準備をする という大きなまとまりに分けてみましょう 分解の起点は最終成果物です まず完成した状態を想像します 説明用スライドがある よくある質問集がある 説明会の進め方が決まっている そこからそれを完成させるためには 何が必要かをたどっていきます スライドには構成が必要 構成には対象者の理解と 信頼できる商品情報が必要 初稿を作ったら上司のレビューを受け 修正して完成です ここで重要なのは作業だけではなく確認や待ち時間も見える形にすること 自分がスライドを完成させてもレビューが終わらなければ最終版とは言えません
第2章 タスク名の作り方と依存関係・担当
タスク名は、動詞が入るように書くと実行しやすくなります。 会場では、会場を探すのか予約するのか、機材を確認するのかが分かりません。 会議室の空き状況を確認し、予約するなら何をすべきか見えます。 もう一つは、完了条件をつけること。 例えば主要機能を確認するなら 公式仕様を確認し資料に使う3つの要点をメモするまで と決めることができます タスクの粒度に絶対的な分数のルールはありません 1日で終わらない不明点が多い 途中で誰かの確認が必要というものは さらに分ける候補です 一方数分の作業を何十個も分ける必要はありません 管理のしやすさで調整しましょう 分解したタスクには順序があります 仕様が未確認なのに確定した内容として資料を仕上げることはできません 初稿がないのに最終レビューはできません このように先に終わる必要がある作業を依存関係 と呼びます一方会議室の予約は 資料の本文を作りながら進められる かもしれません依存関係を明らかに すると並行できる仕事と待つ必要 がある仕事を区別できますまた 誰が実行し誰が確認するのかも 書きます自分の担当ではない作業 が含まれるなら依頼することその ものが一つのタスクです 誰かがやってくれるはずは計画ではありません
第3章 演習とタスクの抜け漏れチェック
あなたが担当者です 画面にある6つの言葉を動詞のあるタスクに直し 必要な順番を考えてください 担当者、完了の目安もつけてみましょう すべてを一列に並べる必要はありません 並行できるものがあるかも考えます 一旦動画を止めて3分間取り組んでください これはあくまで回答例です 例えば商品担当への仕様確認と会議室予約は並行して進められます 上司に確認してもらうが抜けると資料が完成しているように見えても 後で内容を大きく作り直す可能性があります タスク分解は書き出すだけでなく抜けと依存を見つけるために行います 分解したタスク表を見直しましょう 成果物はすべて揃うか 情報を集めるタスクがあるか 確認と承認があるか 当日の実施準備は入っているか 担当者のわからない仕事はないか この5つを見ます 大きな仕事でも次に何をするかが言える状態になれば 進めやすくなります 次の講義ではタスクを全部書き出した後 限られた時間の中で何から始めるかを考えます タスクを分けることと優先順位をつけることは別の技術です