MASTER / WORK BASICS
優先順位の決め方
目につく仕事ではなく、成果への影響と制約から順番を選ぶ
約20分入門演習 3問講義をはじめる
※ 架空の会社で「来週金曜15時の新サービス社内説明会」を準備するケースです。人数・日程・時間・人物は説明のための架空の設定で、実在の職場や出来事ではありません。例や回答例は唯一の正解ではなく、依頼者の意向や職場の事情で調整が必要です。
この講義でできるようになること
- 期限・影響・依存・不確実性・労力という判断材料で、仕事を整理できる
- 順番の理由を、他の人に説明できる
- 順番の変更が必要なとき、依頼者や関係者に相談できる
00:00 / 06:34
1第1章全部急ぎのとき、緊急度と重要度だけでは足りない
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
先に着手するものとして、考え方が合っているのはどれ？
優先順位を決めるときの確認リスト
- 期限：いつまでに終える必要があるか
- 影響：遅れると誰が困るか
- 依存：他の仕事を止めていないか、先に終わる必要のある作業は何か
- 不確実性：外部の回答待ちや承認が必要な仕事はないか
- 労力：どのくらい時間がかかるか
- 調整：期限や範囲を依頼者と相談すべき仕事はないか
次に学ぶなら
テキストで読む（文字起こし）
第1章 全部急ぎのとき、緊急度と重要度だけでは足りない
やることが多い時目についたものから片付けていませんか 最初に来た依頼返事が早く終わり そうな仕事気が重くない仕事 これらを先に選ぶのは自然なことです しかしそれが仕事全体にとって良い順番とは限りませ ん 優先順位とは単に忙しい順番ではなく限られた時間で重要な結果を守るための選択です なんとなくの順番を説明できる判断に変えましょう よく使われる考え方に緊急度と重要度があります 緊急度は期限が迫っているか 重要度は結果にどれだけ大きく影響するか ただしこの2つだけで十分とは限りません 例えば商品仕様の確認依頼は 作業時間としては5分しかかからないかもしれません 回答を受けるまでに2日かかるなら早めに依頼する必要があります 会議室もすぐ予約しないと埋まるかもしれません 逆に資料のフォントを整える作業は手元でいつでも進められる場合があります 依存関係、外部回答の待ち時間、失敗したときの影響も判断材料に加えましょう
第2章 5つの視点と、任せる・調整する判断
まず期限 今日中なのか来週までなのか 次に影響 遅れると誰が困るのか 3つ目に依存 他の仕事を止めていないか 4つ目に不確実性 情報が足りない 他の人からの返答を待つ承認が必要といった要素です 5つ目に労力 どのくらい時間がかかるか ここで注意したいのは点数をつければ 必ず客観的に正しい順番が出るわけではないことです 点数は相談を始めるための道具です 顧客への約束安全性法令対応など 優先順位を左右する強い条件がある場合は 単純な点数に埋もれさせないでください 優先順位を決めるというのは 全部自分で片付ける順番だけを考えることではありません 今やらなくてよい仕事はあるか 他の担当にお願いできる作業はあるか 依頼者と期限や範囲を調整すべき仕事はあるか これらを確認します 期限を勝手に変えたり 重要な業務を自分の判断だけで削除したりするのは避けましょう 調整が必要ならこの期限を守るには AとBを先に進めたいです Cを翌日に回してよいでしょうかと相談します 優先順位を共有すると 個人の判断がチームの判断につながります
第3章 演習と、朝の3分レビュー
どれから着手しますか? 順番とその理由を考えてください 5つのタスクをすべて一列にする必要はありません 途中に待ち時間が生まれるなら 並行して進める案も作れます 画面を止めて2分間考えましょう 一例として商品仕様の確認依頼Aと会議室予約Cを早めに動かし 回答待ちの間に構成案Eを進め完成後にDのレビューを依頼します 配色調整Bは内容と構成が固まってからでも間に合う可能性があります ただし上司が月曜午後から不在なら構成案Eと確認依頼Dの優先順位はさらに上がります 答えは環境によって変わります 大切なのは理由を明示して状況が変われば順番も更新できることです 仕事の優先順位は一度決めて終わりではありません 毎朝最初に3つだけ確認してみてください 今日必ず守るべき期限は何か 誰かの仕事を止めている依頼や確認はないか 昨日から前提が変わった仕事はないか 必要なら今日の最優先を1つから3つまで選びます 件数そのものが正解というわけではありません 自分が何に集中するかを決めるための目安です 次回は決めた順番を実行可能な予定に変えます