MASTER / WORK BASICS
逆算してスケジュールを作る
締切から中間期限を決め、確認待ちと余白を予定に入れる
約20分入門演習 3問講義をはじめる
※ 架空の会社で「来週金曜15時の新サービス社内説明会」を準備するケースです。人数・日程・時間・人物は説明のための架空の設定で、実在の職場や出来事ではありません。例や回答例は唯一の正解ではなく、依頼者の意向や職場の事情で調整が必要です。
この講義でできるようになること
- 本番から逆算して、構成・初稿・レビュー・修正などの中間期限を決められる
- 作業時間と、相手の確認を待つ経過時間を区別して予定に入れられる
- 前提が変わったときに、影響を整理して計画を立て直す相談ができる
00:00 / 06:32
1第1章本番日から逆算して中間期限を決める
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
予定の立て方として、適切なのはどれ？
逆算スケジュールの確認リスト
- 逆算：本番から前に戻って、必要な状態と中間期限を決めたか
- 待ち時間：レビューや承認など、相手の対応時間を作業時間とは別に入れたか
- 見積り：作業時間に幅を持たせ、手戻りや確認の余白を置いたか
- カレンダー：自分の予定表で、その作業時間が本当に確保できるか確かめたか
- 相談：予定が厳しいとき、見積りや依頼日を早めに相談できるか
- 変更時：前提が変わったら、何が変わったかを事実として整理し、関係者に共有できるか
次に学ぶなら
テキストで読む（文字起こし）
第1章 本番日から逆算して中間期限を決める
金曜の15時に説明会があります 金曜までに資料を作れば大丈夫 そう考えると思わぬ問題が起きます 木曜に資料を完成させても 上司がその日に確認できないかもしれません 商品仕様に修正が必要だと分かっても 担当者から返事が来ないかもしれません 逆算とは締め切りから前に戻って 必要な状態と中間の期限を決めることです ただ早く作り始めることではありません まず最後の瞬間を決めます 金曜15時説明会開始 次にその直前に必要な状態 会場と投影機材の確認 当日の資料の準備 そして木曜のうちに最終版を確定できると安心です では最終版を確定するには何が必要でしょう 上司のレビューと修正時間です そのために火曜には初稿を出し 水曜に確認を受ける計画を作ります 火曜の初稿には月曜の構成案と 仕様確認が必要です ここで示した日時は 今回の練習ケースだけの仮定です 実務ではレビュー担当者の予定と 必要時間を確認しながら決めます
第2章 作業時間と経過時間、見積りと余白
予定を作る際に見落としやすいのが 作業時間と経過時間の違いです 資料を修正する作業は1時間でも 上司にレビューをお願いしてから 返答を受けるまでには 1日かかることがあります 1時間で終わる仕事として 予定の最後に置いてしまうと 承認が間に合いません 外部への依頼・確認・承認・予約などは 相手の対応時間を別に見積もりましょう まだわからない場合は決めつけずに いつごろ確認いただけそうでしょうかと聞きます 次に自分が必要とする作業時間を見積もります 資料構成60分 初稿180分 修正90分 この数字は架空の例です 経験のない仕事であれば 見積もりには幅を持たせてください 2時間から4時間のように考え 予定には手戻りや確認の余白を置きます ただし根拠なく一律に2倍すれば良いわけではありません 過去に同じ仕事をした記録や 作業の不確実性を参考にしましょう 見積りを出したら自分のカレンダーで 本当にその作業時間が確保できるかも確認します 1日のすべてを作業で埋めないことが重要です
第3章 演習と、崩れた計画の立て直し
この条件から、構成、初稿、レビュー依頼、修正の中間締め切りを決めてください 火曜午後は別の仕事があります 上司のレビューには、丸1営業日必要です どの作業をいつまでに終える必要があるでしょうか 3分間、カレンダーに書いてみましょう 一例です 月曜午前に構成案を作り 月曜午後から火曜午前までに初稿を進めます ただし初稿3時間が本当に確保できるかは他の予定次第です 火曜午前中に上司へレビューを依頼できれば 水曜中の回答を見込めるか確認します 木曜に修正と最終確認を行い 木曜17時までに最終版を確定します もし初稿が火曜午前に間に合わないなら 見積もりや依頼日を再交渉する必要があります 予定表が書けたことより その予定が実行可能かを確認できたことが重要です 現実の仕事では予定通りに進まないことが普通にあります 商品仕様の回答が1日遅れる 上司のレビューが長引く 別の急ぎの仕事が入る そんなときはまず何が変わったかを事実として整理します 影響するタスクと期限を確認し代替案を考えます 例えば未確認箇所を明記した暫定版を先に確認してもらう レビュー対象を優先度の高い部分に絞る確認期限を改めて相談するなどです ただし依頼者の承認が必要な変更を 自分だけで決めてはいけません スケジュールとは未来を当てる予言ではなく 状況が変わったときに判断しやすくする道具です