MASTER / WORK BASICS
手戻りを減らす確認と段取り
作る前、作っている途中、提出前に確認のポイントを置く
約20分入門演習 3問講義をはじめる
※ 架空の会社で「来週金曜15時の新サービス社内説明会」を準備するケースです。人数・日程・時間・人物は説明のための架空の設定で、実在の職場や出来事ではありません。例や回答例は唯一の正解ではなく、依頼者の意向や職場の事情で調整が必要です。
この講義でできるようになること
- 着手前・途中・提出前という確認の節目を設計できる
- 確認の依頼を、対象・判断してほしい点・希望期限をセットにして具体的に書ける
- 段取りを共有し、提出前に基本項目をチェックできる
00:00 / 07:05
1第1章手戻りと、3つの確認タイミング
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
スライドの方向性を確認するタイミングとして、手戻りを小さくしやすいのはどれ？
提出前チェックリスト
- 目的との一致：目的に合った成果物になっているか
- 正確さ：数値やサービス情報は、確認できたものか
- 必須項目：必須の項目に抜けはないか
- 版と形式：ファイル名・版・形式は適切か
- 宛先と権限：宛先と閲覧権限は正しいか
- 次の行動：提出した後、誰が何をするかが決まっているか
次に学ぶなら
テキストで読む（文字起こし）
第1章 手戻りと、3つの確認タイミング
何時間もかけて資料を作ったのに想定していたものと違うと言われたら残念ですよね すべての手戻りをなくすことはできません 新しい事実が出てくれば修正が必要になることもあります しかし最初に確認していれば減らせたやり直しもあります 今日のテーマはミスをしない精神論ではありません 確認する場所とタイミングを仕事の中に組み込むことです 確認を3つのタイミングに分けます 着手前は目的・対象者・成果物・期限・担当・判断者を確認します 途中では構成や試作品のような小さな段階で方向性を確認します 提出前は、内容の正確さ、必要項目、形式、宛先、アクセス権限を確認します 例えば、スライドを20枚作ってから方向性を確認するのではなく まず、5つの見出しだけで構成を見てもらう そうすれば、対象者や強調する内容が違っていたときに 比較的小さい修正で済みます ただし全ての作業に何度も承認を求める必要はありません 変更コストが大きい判断権限が相手にあるといった節目を選ぶことがポイントです
第2章 確認依頼の書き方と段取りの共有
確認お願いしますだけでは相手は何を見ればいいか分かりません そこで確認してほしい対象、判断してほしい点、希望期限をセットで伝えます 例えば説明会資料の構成案を共有します 営業担当向けとして章立てが適切か必須項目に抜けがないか 水曜正午までにご確認いただけますか なぜこの期限なのか次にいつ初稿作成へ進むのかを伝えると相手も対応を考えやすくなります もし期限内の確認が難しいなら代わりの進め方を相談します 返答がないことを無条件に承認とみなすのは避けてください 段取りとは自分の作業予定を頭の中に持つだけではありません 関係者が動ける状態にすることです 何を作るのか 誰が担当するのかいつまでに必要なのか 誰の回答や承認を待っているのか 問題が起きたら誰に知らせるのか この5つが見えると仕事を引き継ぐときにも役立ちます 今回の説明会なら商品仕様は商品担当が回答し 自分が資料を作成し上司が承認するという分 担が考えられます 自分の作業は終わっただけでなく 次の人が動けるように渡すところまでが段取りです
第3章 演習と、提出前チェック・コースのまとめ
このメッセージにはどんな問題がありそうでしょう 例えばどの版なのか 何を確認してほしいのか いつまでに返事が必要なのか 修正の余地があるのかが見えません ではこのメッセージを書き直してください 確認対象、判断事項、希望期限 次の作業を含めてみましょう 金曜の営業向け説明会で使用する資料の初稿を共有します サービスの仕様と営業担当に伝えるべき注意点に 誤り不足がないかご確認ください 木曜午前10時までにコメントをいただけると 同日中に修正最終版を準備できます ご都合が難しい場合は 優先して確認すべき箇所をご相談させてください 確認をお願いする相手にも他の仕事があります 相手が判断しやすい情報を揃えることが 結果として自分の手戻りも減らします すべての遅延を依頼分だけで防げるわけではありません 相手の予定や承認手続きも確認しましょう 最後に提出前チェックをしてみましょう 目的に合った成果物になっているか 数値やサービス情報は確認できたものか 必須項目に抜けはないか ファイル名、版、形式は適切か 宛先と閲覧権限は正しいか 提出した後、誰が何をするかは決まっているか 毎回この6項目すべてが必要とは限りませんが 確認する習慣が役に立ちます このコースでは目的とゴールを捉える、タスクに分ける、優先順位をつける、 締め切りから逆算する、確認と段取りを組み込むという5つを学びました 次に仕事を依頼されたら、いきなり作業を始める前に、何ができたら終わりかを書き、 次の一歩を決めてみてください 仕事が整理されると作業の速さだけでなく 関係者との認識も揃えやすくなります